• Cristina Magalhães

Estilos do Word: todos os segredos para aumentar a sua produtividade

Atualizado: Set 6



Já reparou naquela lista de estilos horizontal na parte superior da sua janela do Word, mas nunca percebeu como usá-la ou para que serve. Depois de ler este artigo vai ficar a saber tudo sobre estilos do Word. E vai também perceber como contribui para aumentar a sua produtividade.


Como bónus, mostro-lhe também como criar um índice. Depois de ter os estilos definidos é super fácil.


O que é e para que serve

Como criar um estilo no Ms Word

Como editar um estilo

Como aplicar um estilo

Como excluir um estilo

Como importar/exportar estilos

Gerir Estilos - Opções

Inspetor de Estilos

Ferramenta de estilos: como contribui para aumentar a produtividade?

Bónus: como criar um índice


O que é e para que serve


A ferramenta de estilos do Microsoft Word permite gravar diferentes opções de formatação de texto. Desta forma, poderá aplicá-las rapidamente a determinadas porções do texto.


Vamos imaginar que quer todos os títulos do seu documento formatados com o tipo de letra Arial, tamanho 16 e negrito. Podemos criar um estilo com estas opções e aplicar a cada um dos títulos, evitando assim ter que formatá-los individualmente. O mesmo pode ser feito para subtítulos, parágrafos, tabelas e listas.


Isto permite poupar tempo e garantir a uniformidade do documento em termos de aspeto visual. Continue a ler e ficará a saber como dominar esta ferramenta.


Como criar um estilo no Ms Word


Estilo de parágrafo


O tipo de estilo Parágrafo aplica-se a títulos, subtítulos e parágrafos.

No separador Base, clique na seta localizada no canto inferior direito da Galeria de Estilos. Irá aparecer uma pequena janela. Aí, clique no botão no canto inferior esquerdo (Novo estilo).


Na janela Criar Novo Estilo defina todas as opções de formatação que pretende. Nas propriedades escolha um nome para o estilo; no tipo de estilo escolha Parágrafo; selecione um estilo semelhante já existente em que se basear; e defina qual o estilo a aplicar para o parágrafo seguinte (por exemplo, se está a criar um estilo para um título, o parágrafo seguinte será um estilo aplicável a parágrafos).


Na secção de Formatação tem à disposição as opções principais: tipo de letra, tamanho, espaçamento entre linhas, etc. Se pretender definir alguma outra formatação para além destas, clique no botão Formatar, no canto inferior esquerdo. Aí encontra todas as opções, incluindo as relativas a Numeração, caso queira ter títulos numerados.


Assim que tiver escolhido todas as opções, carregue em OK para salvar. O novo estilo irá aparecer na Galeria de Estilos e no painel de estilos.


Estilo de tabela


Se usa frequentemente tabelas nos seus documentos, é útil criar um estilo para aplicar às mesmas.


Siga os passos acima para aceder à janela Criar Novo Estilo e escolha Tabela no tipo de estilo.


Na secção de Formatação é possível determinar um estilo só para toda a tabela ou diferentes estilos para determinadas colunas ou linhas. Isto pode ser usado se pretender destacar a primeira coluna ou linha; ou então se quiser ter cores alternadas entre colunas ou linhas para facilitar a leitura.


Todas as opções estão disponíveis ou na secção de Formatação ou através do botão Formatar no canto inferior esquerdo: propriedades da tabela, limites e sombreados, parágrafo, etc.


Estilo de lista


O tipo de estilo Lista é usado para criar opções de formatação para listas.


Siga exatamente os mesmos passos descritos acima, mas no tipo de estilo escolha Lista.


A secção de Formatação é diferente do estilo parágrafo. Neste caso, pode indicar em que nível a lista começa e definir qual a formatação pretendida para cada nível.


Em termos de opções de formatação, pode escolher se pretende uma lista numerada ou com marcas, qual o avanço, tipo de letra e cor, entre outros. No botão Formatar, no canto inferior esquerdo, encontra opções avançadas relativamente ao tipo de letra, numeração, definição de uma tecla de atalho e efeitos de texto.


Assim que tiver feito todas as escolhas, clique em OK e o novo estilo será adicionado à Galeria de Estilos.


Espaçamento

Quis fazer uma referência particular à opção Espaçamento porque a maioria das pessoas tende a usar o Enter para criar espaço entre título e parágrafo ou entre parágrafos.


O uso do Enter para este efeito não é o mais indicado porque, em textos longos, vai fazer com que os parágrafos se desloquem. Veja também o meu artigo sobre quebras de páginas e quebras de secção para mais informações.


Para definir o espaçamento vá às janelas Criar Novo Estilo ou Modificar Estilo, consoante o caso, e clique em Formatar (canto inferior esquerdo) e escolha Parágrafo.


Como editar um estilo


Na Galeria de Estilos ou no painel, clique sobre o estilo que pretende editar com o botão direito do rato. Escolha Modificar. Altere as opções pretendidas e clique em OK para salvar.


As alterações serão automaticamente aplicadas às partes do texto que estejam formatadas com o estilo em questão.


Como aplicar um estilo


Para aplicar um estilo no Word, basta colocar o cursor no título ou parágrafo em causa e clicar no estilo pretendido na Galeria ou no painel.


Ao passar o rato pelos estilos (sem clicar) poderá ver como irá ficar aquela porção de texto após aplicar a formatação.


Como excluir um estilo


Se pretende eliminar um estilo, pode fazê-lo no painel de estilos. Clique com o botão direito do rato sobre o estilo em questão e escolha Eliminar.


Não é possível apagar os estilos predefinidos do Word, no entanto pode-se remover da Galeria de Estilos. Para isso, clique com o botão direito do rato sobre o estilo (na Galeria ou no painel) e escolha Remover da Galeria de Estilos.


Como importar/exportar estilos


É possível importar/exportar estilos entre documentos de Word. Para isso terá que clicar no botão Gerir Estilos no painel de estilos (na parte inferior do painel, botão mais à direita).


Na janela Gerir Estilos, clique no botão Importar/Exportar no canto inferior esquerdo. Na janela que lhe irá aparecer, tem do lado esquerdo os estilos do documento aberto e do lado direito os estilos presentes em Normal.dotm.


Normal.dotm é o modelo de base do Word quando abre um documento novo. Portanto, se copiar algum estilo para este modelo, esse estilo passará a estar disponível sempre que abrir um novo ficheiro do Word. Isto é útil se quiser criar estilos para serem utilizados nos documentos da sua empresa.


Se, por outro lado, quiser copiar um estilo para outro documento que não o Normal.dotm, terá que clicar em Fechar Ficheiro (do lado direito). De seguida clique em Abrir Ficheiro e selecione o documento de destino.


Agora só tem que selecionar (do lado esquerdo) o estilo que quer copiar e carregar em Copiar. Esse estilo passará a estar disponível no outro documento também.


Gerir Estilos - Opções


Na janela Gerir Estilos, para além de importar/exportar estilos, tem muitas outras opções para organizar os estilos.


No separador Editar pode definir a forma de ordenação dos estilos no painel (como recomendado, por ordem alfabética, etc.). É também possível modificar os estilos, eliminá-los e criar novos.


No separador Recomendar define a prioridade de cada estilo, o que vai ter influência no lugar em que aparece no painel de estilos. Também pode determinar se um determinado estilo faz parte ou não dos recomendados.


Se quiser restringir o uso de determinados estilos quando o documento é usado por outro utilizador, pode fazê-lo no separador Restringir.


Por último, tem o separador Definir Predefinições onde escolhe as opções por defeito quando cria um novo estilo.


Inspetor de Estilos


No painel de estilos pode aceder ao Inspetor de Estilos carregando no respetivo botão que se encontra na parte inferior ao centro.


O Inspetor de Estilos permite facilmente identificar qual estilo está a ser utilizado num título ou parágrafo e ver os detalhes da formatação. Para isso carregue em Revelar a Formatação (botão mais à esquerda). É também possível, nesta janela, criar um novo estilo e apagar o estilo de um parágrafo.


janela do inspetor de estilos do Word com legendas para os botões
Word - Inspetor de Estilos

Ferramenta de estilos: como contribui para aumentar a produtividade?


Ao usar estilos está a automatizar vários passos que, de outro modo, teriam que ser realizados manualmente e de forma repetida. Tudo isso torna o processo de produção de documentos mais demorado e entediante.


Exemplos:


  • Ao criar estilos para os títulos, subtítulos e parágrafos facilmente os aplica às respetivas partes do texto. Isto evita estar constantemente a alterar a formatação.


  • Se definir o espaçamento depois do título ou parágrafo nas opções (veja como aqui), os espaços entre título e parágrafo ou entre parágrafos ficarão automaticamente uniformes ao longo do documento.


  • Se quiser ter títulos numerados, pode definir essa opção no estilo. Desta forma, não tem que se preocupar em verificar qual é o próximo número, ele é automaticamente atribuído.


  • Quer que todos os subtítulos tenham um determinado avanço em relação ao título? Configure isso no estilo e o avanço é sempre aplicado.


Tempo é dinheiro. E portanto quanto menos tempo passarmos a executar tarefas acessórias, mais tempo temos para nos dedicarmos às área principais do negócio. Work smarter, not harder (trabalhe de uma forma mais eficiente, não mais dura), já diz o ditado.


Bónus: como criar um índice


Depois de ter todos os estilos definidos e aplicados às respetivas porções do texto, é muito fácil criar um índice.


O índice é criado onde estiver o cursor. Por isso, antes de iniciar o processo seguinte, coloque o cursor no sítio onde quer que o índice apareça.


Na barra superior, vá ao separador Referências e clique no botão Índice do lado esquerdo. Em seguida escolha Índice Personalizado. Aí, tem à disposição várias alternativas em termos do aspeto visual do índice.


Como neste caso estamos a usar estilos personalizados, terá que dar mais um passo para criar o índice. Clique em Opções. Na janela Opções de Índice apague o 1, 2 e 3 por baixo de Nível no Índice. Depois, carregue na seta do lado direito até aparecer os estilos que criou. Introduza os respetivos níveis em frente a cada um dos estilos (1, 2, 3, etc.). Clique em OK para fechar a janela e novamente em OK na janela Opções de Índice.


E é só! O índice deverá aparecer onde estiver o cursor. Se quiser fazer alguma alteração a nível visual ou quantos níveis aparecem, é só voltar à opção Índice Personalizado e ajustar.


Como prometido, tem aqui tudo o que precisa saber sobre estilos para tornar o seu dia-a-dia mais fácil e aumentar a sua produtividade. Aprendeu a criar, editar, aplicar e apagar estilos. E também a importar e exportar estilos e a criar um índice. Agora é só pôr tudo em prática.


Se no seu dia não houver tempo para este tipo de tarefa ou achar que é tudo muito trabalhoso, estou disponível para ajudar. Envie-me uma mensagem clicando em Contacto no menu e em breve o seu problema estará resolvido.